Comment organiser un événement en ligne ?
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Comment organiser un événement en ligne ?

Les événements sont et continueront d’être l’une des meilleures formes de communication pour les marques. Leurs avantages sont importants : notoriété et reconnaissance de la marque, optimisation des relations externes et internes, mise en réseau et nouvelles opportunités de prospection etc. parmi de nombreux autres avantages.

Avec la crise du Covid-19, très rares sont les entreprises qui n’ont pas créé des événements en ligne. Mais pourquoi la digitalisation est devenue si populaire en si peu de temps ? Bien évidemment, c’est parce que les événements en face à face ne sont plus possibles à cause des mesures de sécurité. 

Mais entre autres raisons, ces événements permettent d’atteindre un public plus large, d’obtenir une plus grande attractivité et nécessitent moins de moyens matériels et financiers pour être mis en œuvre. Bien qu’il existe encore de nombreuses marques réticentes lorsqu’il s’agit de gérer un événement en ligne, vous verrez dans cet article que cette modalité convient à tous les types d’événements.

Que sont les événements en ligne ?

Un événement virtuel reproduit de nombreux aspects d’un événement physique, mais la grande différence est que les événements en ligne se déroulent à distance et ne sont pas limités à un seul endroit. Les clés de l’organisation et de la gestion d’un événement en ligne reposent sur le fait d’avoir un appareil avec une connexion Internet et une plate-forme pour fournir un support technique.

Les types d’événements en ligne :

Les événements en ligne peuvent être adaptés à presque tous les types d’événements et les possibilités sont infinies. De manière générale, il s’agit d’adapter les formats d’un événement en face à face au monde virtuel. Les événements en ligne les plus fréquents sont :

  • Les webinaires
  • Les conférences
  • Les réunions d’équipe
  • Le lancement de produit
  • Les salons virtuels

En premier lieu, les événements en ligne permettent à la marque de convoquer un public plus large et sans limite de capacité. Des dizaines de milliers d’internautes peuvent être convoqués à un événement en ligne. La contrainte de l’espace n’existe pas.

Deuxièmement, les événements virtuels ont un coût inférieur à celui des événements directs, tant pour les organisateurs que pour les participants. Ainsi, les coûts associés au choix d’espace, du personnel de sécurité, des documents à distribuer, des pauses café etc. sont économisés.

L’autre avantage est que la grande majorité des actions peuvent être suivies pour analyser et améliorer ultérieurement la stratégie d’événement suivant.

La trace est un autre atout du web. Rien ne se perd. Une fois l’événement terminé, que ce soit via une équipe interne ou à travers une agence création événement Tunisie, les marques peuvent mesurer quelles sessions ont été les plus populaires, combien de personnes ont assisté, d’où, comment elles ont payé leurs billets, quelle était leur opinion sur l’événement et bien plus encore.

Comment organiser un événement en ligne ?

Lors de l’organisation d’un événement en ligne, il est nécessaire de prendre en compte certains aspects :

  • La plate-forme à utiliser : en ce qui concerne la plateforme, vous devez tenir compte du fait qu’elle est accessible à la majorité du public que possible.
  • Adaptez-vous au public et à ses intérêts. Vous devez prendre en compte les fuseaux horaires des publics auxquels vous allez vous adresser, évaluer la nécessité d’inclure des sous-titres ou des interprètes pour améliorer l’accessibilité, particularités culturelles de chaque public, etc.
  • Diffusion et promotion de l’événement. La diffusion de l’événement sur différents canaux vous aidera à améliorer l’audience. En ce sens, l’essentiel réside dans le choix des canaux, qui dépendra de l’audience que vous ciblez : canaux de communication internes si vous ciblez des salariés, canaux publicitaires si vous souhaitez toucher une audience spécifique, etc.
  • Suivi, mesure et évaluation. Comme nous l’avons signalé dans la section précédente, « les événements virtuels sont mesurables ». Vous pourrez savoir en temps réel comment se déroule l’événement autour de différents paramètres : audience, participation, abandon, réactions etc. De plus, une fois l’événement terminé, vous disposerez d’une multitude de métriques pour tirer des conclusions et rectifier les événements à venir.